Yozgat Bozok Üniversitesi

İDARİ PERSONEL GÖREV TANIMLARI

 

İDARİ PERSONEL GÖREV VE SORUMLULUKLARI

 

YAZI İŞLERİ

 

1.    Fakültenin yazışmalarını düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak (Fakülte-Bölümler/Birimler, Fakülte-Rektörlük, Fakülte-Fakülte Dışı Kurum ve Kuruluşlar ile yapılan yazışmalar)

2.    Gelen duyuruların Bölümlere ve Fakültenin iletişim listelerine elektronik ortamda duyurulması,

3.    Süreli yazıların takibini yapmak,

4.    Belgeleri dosya numaralarına göre düzenlemek, arandığında kolayca bulunabilmesini sağlamak,

5.    Öğretim elemanı/üyesi kadro ilanlarında başvuru evraklarının saklanması, gerekli yazışmaların Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı ile yapılması,

6.    Dekanlığın organize ettiği konferans, seminer vb. etkinliklerin duyurularının yapılması,

7.    Fakültenin kuruluşundan bugüne kadar Birimlerden gelen bilgiler doğrultusunda Fakülte istatistiklerinin oluşturulması,

8.    Akademik ve idari personel ile ilgili yazışma işlemlerinin yapılması,

9.    Fakülte Yönetim Kurulu gündem ve kararlarının Öğrenci İşleri Bürosu ile koordineli olarak yazılması,

10. Personel ile ilgili Fakülte Disiplin Kurulu gündem ve kararlarının yazılması,

11. Yazılan gündem ve kararların dosyalama ve arşivleme işlerinin yapılması,

12. Erasmus Eğitim Alma Hareketliliği ile ilgili Bölümlerden gelen başvuruların Rektörlük Uluslararası Ofis’e ulaşmasını sağlamak,

13. Fakültemiz telefon rehberinin güncellenmesi,

14. Görev süresi bitecek olan öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılması için gerekli işlemlerin yapılması,

15. Fakülte Sekreterinin görev alanıyla ilgili vereceği diğer görevleri yapmak.

 

ÖĞRENCİ İŞLERİ

 

1.    Lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, duyurularını yapar.

2.    Öğrenci işleri ile ilgili aylık / dönemlik olağan yazışmaları hazırlar ve Dekanlık makamına sunar.

3.    Öğrencilerin askerlik tecili, not döküm belgesini, kayıt dondurma işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlar.

4.    Öğrencilerin yatay geçiş işlemleri ile ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlar.

5.    Öğrencilerin not döküm ve ilişik kesme belgelerini takip eder.

6.    Yaz okulu ile ilgili her türlü yazışmaları ve işlemleri yapar.

7.    Fakülteye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin her türlü yazışmalarını yapar.

8.    Öğrenci katkı payları ile ilgili işlemleri yapar.

9.    Mezuniyet için gerekli sınavlar ile not yükseltme sınavları için gerekli çalışmaları yapar ve sonuçlandırır.

10. Ders kayıt işlemleri ve görevlendirilmeleri ile ilgili gerekli hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır.

11. Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yapar.

12. Öğrenci kimlik ve bandrollerinin dağıtım işlemlerini yapar.

13. Her yarıyıl sonunda icmal listelerinin bilgisayar çıktılarının öğretim elemanlarına imzalatılması ve dosyalanarak arşivlenmesini yapar.

14. Öğrencilerle ilgili her türlü evrakların arşivlenmesini yapar.

15. Her yarıyıl sonunda başarı oranlarını tanzim eder.

16. İkinci öğretimde okumakta olan öğrencilerden %10’a girenlerin tespitini yapar.

17. Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yönetim Kurulu kararlarının ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirir.

18. Fakültede yapılan öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri yapar.

19. Akademik takvimin hazırlanması işlemlerini yürütür.

20. Fakülteye alınacak öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlık çalışmalarını yapar.

21. Yarıyıl sonu sınavlarından önce bölümlerden gelen devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan eder.

22. Programlarda dereceye giren öğrencilerin tespitini yapar.

23. Her yarıyıl içinde bölümlerin sınav programlarını ilan eder ve öğrencilere duyurur. Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip eder.

24. Ders kayıt tarihlerinden önce sınıf şubeleri ile dersi yürütecek öğretim elemanlarının bilgilerini web sayfası veri tabanına girer.

25. Fakülte Kurulu gündem ve kararlarının yazışmalarını yapar.

26. Fakülte Yönetim Kurulu gündem ve kararlarını Yazı İşleri Bürosu ile koordine şekilde yazar.

27. Fakülte Sekreterinin görev alanıyla ilgili vereceği diğer görevleri yapmak.

 

MALİ İŞLER

 

1.    Fakültede yapılacak harcamaların evrakını hazırlayıp, Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iletmek ve takip etmek,

2.    Harcamalarla ilgili dosyaları tutmak,

3.    Her türlü ödemenin zamanında yapılmasını sağlamak, bu konuda gerekli önlemleri almak,

4.    Ödemelerin kanun ve yönetmelikler doğrultusunda yapılmasına dikkat etmek, gereksiz ve hatalı ödeme yapılmamasına özen göstermek,

5.    Tahakkuk bürosuna ödeme yapılmak üzere gönderilen evrakları dikkatlice inceleyerek, hatalı olanların ilgililere geri gönderilmesini sağlamak,

6.    Amirlerin bilgisi olmadan, yapılan ya da yapılacak bütün ödemeler konusunda ilgisiz kişilere bilgi ve belge vermekten kaçınmak,

7.    Akademik ve İdari Personelin, ikinci öğretim mesai hesaplaması, Jüri Üyeliği ücretlerinin ödenmesi,

8.    Akademik, İdari ve Yabancı Uyruklu Sözleşmeli Personelin maaşları,  jüri üyeliği Ücretleri, Doğum ve Ölüm Yardımı Ücretleri, Ücretsiz İzinli GSS Ücretleri ve Fiili Hizmet Zammı Ücretleri ile ilgili istenen yazıları hazırlamak,

9.    Büro ile ilgili gerekli baskı malzemelerini temin etmek, bitenler için zamanında Fakülte Sekreterinden talepte bulunmak,

10. Her türlü ödemelerle ilgili anlaşma yapılan banka ile bağlantı kurarak gerekli e-posta, belge ya da bilgiyi ulaştırmak,

11. Görevden ayrılan, göreve başlayan, izinli, raporlu ya da geçici görevli personelin, Personel İşleri Bürosu ile birlikte, takip edilerek, kendilerine hatalı ödeme yapılmasını önlemek,

12. Tahakkukla ilgili bilgilerin sürekli yedeklenmesini, bilgilerin uygun ortamlarda saklanmasını sağlamak,

13. Ödemelerle ilgili arşivleme çalışmalarını yapmak,

14. Yolluk-yevmiye ödeme işlemlerinin yapılması,

15. Yıllık Faaliyet Raporunun hazırlanmasında mali işlerle ilgili bilgilerin temin edilmesi,

16. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Bütçe tasarısı çalışmalarını Bütçe Hazırlama doğrultusunda hazırlamak,

17. Kişilere yapılacak ödemelerin gecikmesine yol açabilecek her türlü bilgiyi zamanında amirlerine bildirmek,

18. Ödemelere esas teşkil edecek her türlü belge ve bilgiyi, istenmesine rağmen zamanında teslim etmeyen kişileri, amirlerine bildirmek,

19. Fakülte Sekreterinin görev alanıyla ilgili vereceği diğer görevleri yapmak.

 

TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ VE SATINALMA

 

1.    Her türlü malzemenin giriş çıkış işlemlerini talimatlara uygun olarak yapmak,

2.    Taşınır İstek Belgesi hazırlamak,

3.    Birimlerin talep ettiği ihtiyaç listeleri ile depo mevcutlarını incelemek,

4.    Tüketime verilen malzemelerin TİF düzenleyerek çıkış kaydını yapmak,

5.    Depodan malzeme çıkışını yapmak (Demirbaş-sarf)

6.    Üçer aylık tüketim çıkış raporlarının hazırlanması,

7.    Satın alınan taşınırlar için, teslim alındıktan sonra, malzemenin muayenesinin yapılması için komisyona göndermek ve Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınması ve bir sicil numarası verilmesi,

8.    Fakülteye gelen Devir, hibe ve bağışların giriş kaydının yapılarak zimmet fişini hazırlayarak takibini yapmak,

9.    Projelerden alınan taşınırların kayıt ve işlemlerini yapmak,

10. Kuruma kazandırılan demirbaş ve sarf malzemelerinin işlemlerini ilgili mevzuat ve talimatlara göre yürütmek,

11. Uygunluk onay işlemlerini yapmak,

12. Dayanıklı taşınırları zimmet fişi karşılığı kullanıma vermek, zimmet listelerini hazırlayarak güncellemek,

13. Demirbaş malzemelerinin kaybolma, çalınma, yıpranma ve hurdaya ayrılması durumları için Yönetmelik usullerine uygun olarak kayıtlardan düşürme işlemlerini yapmak,

14. Hibe yoluyla gelen bedelsiz taşınırların tespitinin yapılarak kayıtlara alınması için Değer Tespit Komisyonuna bildirmek,

15. Muayenesi yapılamayan taşınırların geçici kabul işlemlerini yapmak,

16. Taşınır sisteminde kayıtlı bulunan demirbaş malzemelerinin barkodlama işleminin yapılması,

17. Kişisel odalar ile laboratuvar, koridor, sınıf gibi ortak kullanım alanlarındaki dayanıklı taşınırlar için Dayanıklı Taşınır listelerini oluşturmak,

18. Her yılın ocak ayı içerisinde oda listelerinin hazırlanması,

19. Malzeme Sayım İşlemlerini yönetmeliklerde belirtilen sürelerde talimatlar doğrultusunda yapmak, 20. Harcama Birimlerinin en son kestikleri TİF Numaraları Raporunu hazırlamak,

20. Yıl sonu sayım tutanağını hazırlamak,

21. Mali yılsonunda Taşınır sayım ve döküm cetvellerini hazırlamak,

22. Mali yılsonunda evrakları tasnif edip, dosyalayarak birim arşivine kaldırmak,

23. Fakülte ihtiyaçları doğrultusunda satın alma işlemlerini yapmak,

24. Zorunlu staj yapan öğrencilerin SGK işlemlerini yapmak,

25. Muhasebe yetkilisi mutemetliği görevini yapmak,

26. Bağlı olduğu üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılması. Görev alanı itibariyle yürütmekle yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı amirlerine karşı sorumludur.

 

DEKAN SEKRETERİ

 

1.    Sorumluluğunda olan Dekanlığın iç ve dış alanlarının düzenli, temiz ve hijyenik olması, yerleşim düzeninin sağlanması ve  Dekan, Yardımcıları, Fakülte Sekreteri ile misafirlerinin içecek vb ikramlarını yapmak.

2.    Dekan, Dekan Yardımcılığı ve Fakülte Sekreterliği Makamına yöneltilen görüşme isteklerini amirlerine ileterek, telefon ve randevu görüşmelerini organize etmek.

3.    Makamın posta işlemlerine aracılık etmek.

4.    Dekan, Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreteri olmadığında, gelen ziyaretçileri not ederek amirlerine bilgi vermek.

5.    Dekan, Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreterinin tüm resmi kurum ve birimleri arasındaki iletişimi sağlamak.

6.    Telefon numaralarının sürekli takibini yaparak güncel kalmasını sağlamak.

7.    Dekanlığa gelen postaların anında ilgililere ulaştırılmasını sağlamak.

8.    Toplantı salonunu toplantılara hazır bulundurmak.

9.    Gelen konukları karşılamak ve ağırlanmasını sağlamak.

10. Makam Yöneticisinin günlük ve haftalık çalışma programını takip ederek, gerekli uyarıları ve hazırlıkları yapmak.

11. İmzalanan veya havale edilen yazı ve dosyaları ilgili birim ve kişilere göndermek.

12. Konferans Salonu programını düzenlemek ve takibini yapmak.

13. Dekan, Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreterinin görev alanıyla ilgili vereceği diğer görevleri yapmak.

 

FOTOKOPİ VE KART DOLUM

 

1.    Fotokopi, teksir gibi işlere yardımcı olmak,

2.    Sınav zamanlarında sınav sorularının çoğaltılmasını sağlamak,

3.    Öğrenci yemek kart dolumunda  Seyhan bey’e yardımcı olmak,

4.    Dekan, Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreterinin görev alanıyla ilgili vereceği diğer görevleri yapmak.